Куда "утекает" эффективность?

Информация может быть не достоверна

Задавались ли вы когда-либо вопросом - может ли ваша компания работать эффективнее? Или "могу ли я" работать эффективнее? Или "куда" уходит рабочее время? Или на что тратятся рабочие часы сотрудников?

 А главное - можно ли это оценить, измерить и, конечно, исправить?

 Что же такое "неэффективность"? В словаре "Business Dictionary" даётся, например, такое определение: "Разница между тем, что на самом деле произведено или выполнено по сравнению с тем, что могло бы быть произведено или выполнено при использовании и наличие тех же ресурсов (финансовых, временных, человеческих и т.д.)".

 На первый взгляд кажется, что это достаточно сложно оценить или измерить. Потому как достаточно сложно представить - что же на самом деле МОЖЕТ быть произведено при том же количестве ресурсов?

 Для оценки можно, конечно, попробовать сравнивать производство и деятельность вашей компании с деятельностью аналогичной вам компании. Хотя в этом случае есть много факторов, которые нужно брать в расчёт. Например, действительно ли у вас одинаковые ресурсы? Или производят ли они продукт такого же качества, что и вы? И т.д. Но в определённой степени вы можете получить ответ и посмотреть, что нужно исправлять или на что следует обратить внимание.

 Также хочу предложить вам провести своего рода инспекцию и обратить внимание на некоторые моменты, которые могут приводить к существенным потерям рабочего времени и пробуксовыванию работы. Это, конечно, далеко не полный список, но он даст вам представление, на какие моменты обращать внимание.

Итак:

  " Какое-то дело, действие или работа не выполняется с первого раза. Для этого могут быть разные причины и самая очевидная это, конечно, когда что-то не делается правильно с самого начала. Менее очевидная - когда что-то начинается, но не завершается сразу. Самый "простой" пример - вы получаете служебную записку. Вы начинаете её читать. Потом вас что-то отвлекает и вы возвращаетесь к этой записке спустя несколько часов или даже дней. Скорее всего вам придётся читать всё с начала - здесь вы уже потратите своё время. Также предположим, что человек, направивший вам эту записку или предложение, ждёт вашего решения, либо ему нужны данные от вас. Это значит, что он в свою очередь не выполнил какие-то действия, которые мог начать делать. А не выполнил он их, потому что ждал решения от вас. Кроме того бывает так, что прочитав что-то вы не пишете ответ сразу. При этом вы "прокручиваете" в голове варианты ответа, занимаясь другими делами. Но - насколько вы эффективны в этом случае?

" На согласование каких-то действий уходит много времени. Например, отправив служебную записку руководителю (которая требует одобрения руководителя на дальнейшие действия или даже на усовершенствование какого-то рабочего процесса), человек не предоставил полные данные и, соответственно, работа никуда не двигается. Плюс тратится время - бумага ходит "туда и обратно" и каждый тратит дополнительное время на её дополнение и изучение.

" Сотруднику нужно, чтобы какое-то действие было выполнено другим подразделением. Человек не уверен, кто конкретно должен этим заниматься или кто за это отвечает. В результате он просто пишет послание (в лучшем случае) или приходит к тому человеку, которого знает. Что вызывает дальнейшее "хождение" и выяснение, кто же должен этим заниматься.

Вы можете сказать, что всё это несущественные моменты и они не могут сильно влиять на эффективность компании: Может быть: Но просто представьте себе, что каждый ваш сотрудник (и вы сами) тратит минимум 30 минут в день на такие моменты (которые перечислены выше и любые подобные). Предположим, что у вас 15 сотрудников. По факту за день было потрачено в пустую семь с половиной часов рабочего времени. Это рабочий день одного человека: Теперь посмотрите на фонд заработной платы. Получается, что вы "в пустую" оплачиваете "одну зарплату".

 Просто посмотрите, как сделать так, чтобы ваши люди знали - к кому и по каким вопросам обращаться. Обучите сотрудников письменной коммуникации - как должны быть оформлены служебные записки или послания, если человек хочет получить одобрение каких-то свои действий или предложений. Посмотрите, какие описания рабочих процессов, успешных действий и рекомендаций нужно сделать. Что нужно описать в виде правил.

 Не нужно пытаться решить всё сразу. Просто проведите инспекцию. Запишите все неоптимальные моменты и начните их устранять шаг за шагом - хотя бы по одному каждую неделю. И тогда к концу года вы сможете существенно повысить эффективность!

 Вы также можете познакомиться с простыми, но работающими данными по эффективности (своей, сотрудников и бизнеса в целом), посетив 16-17 июня 2015 г. бизнес-семинар "Как выживать и даже процветать в условиях кризиса"? в Ульяновске.